MailStore erneuert Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung
Gewappnet mit der Vertriebs-Power seiner jetzigen Muttergesellschaft Carbonite (die MailStore vergangenes Jahr übernahm), vermarktet Mail-Backup- und -Security-Experte MailStore sein System erneut im größeren Stil. Dazu hat der Anbieter seine kostenlosen Leitfäden an die aktuelle Rechtslage in den DACH-Ländern angepasst.
Mit der erneuerten Werbeaktion will der Anbieter, die MailStore Software GmbH, insbesondere die Managed-Service-Provider erreichen, die etwa mit der MSP-Edition des Mailstore-Servers speziell die Dienstleister unter seinen Resellern anspricht.
Die neuen Leitfäden stehen jetzt als PDF bereit.
Die rechtlichen Anforderungen in deutschsprachigen Ländern sind ähnlich, In Deutschand gelten seit dem 01.01.2015 die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Sie verpflichten Unternehmen dazu, E-Mail-Kommunikation zu archivieren, die geschäftsrelevante Informationen enthält.
Diese müssen vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein.
„Auch in Österreich liegt die Verantwortung für die rechtsichere E-Mail-Archivierung bei der Geschäftsführung von Unternehmen. Die rechtlichen Anforderungen werden in der Bundesabgabenverordnung (BAO), dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) sowie in dem Aktien- und GmbH-Gesetz geregelt“, erklärt der Betreiber des Sicherungsdienstes.
Bei umsatzsteuerrelevanten Belegen kommen zudem die Regeln des „Umsatzsteuergesetzes“ (UStG) zum Tragen. Auch in Österreich sind Unternehmen verpflichtet, E-Mails zu archivieren. Die BAO verlangt die „inhaltsgleiche, vollständige und geordnete“ Aufbewahrung.
Die Gesetzgebung in der Schweiz schließlich betrachtet E-Mails im Unternehmen als Teil der Geschäftskorrespondenz, für die grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht gilt. Im Besonderen gilt dies für alle elektronischen Schreiben, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Die Buchführungspflicht im „Obligationenrecht“ bildet hier die gesetzliche Grundlage. Die „Geschäftsbücherverordnung“ (GeBüV) verlangt die Integrität und meint damit Echtheit und Unverfälschbarkeit.
Das Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) zertifzierte die aktuelle Version unter Maßregeln zur „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880) für die Vorgaben alle drei Länder. Das können Wiederverkäufer nutzen, um die Lösung ihren Kunden schmackaft zu machen. Aktuelles zu de gesetzlichen Änderungen veröffentlicht das Unternehmen regelmäßig in seinem Blog. Auch Daten zu aktuellen Webinaren zum Thema finden sich hier.