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Es folgt die Einschätzung von Gary Calcott, Technical Marketing Manager bei Progress Software:
Ob Maschinen- und Anlagenbau, Medizin- oder Messgerätetechnik: ein möglichst effizientes Angebots- und Auftragsmanagement ist entscheidend für den Geschäftserfolg. Unternehmen, die komplexe Produkte, Maschinen oder Anlagen nach Auftrag fertigen, benötigen Lösungen, die bereits beim Angebotsmanagement alle Anforderungen von der Anfrage über die Bestellkalkulation bis zur Auftragsbearbeitung und termingerechten Auslieferung abdecken. In komplexen Angeboten sind nicht selten Hunderte von Positionen, Varianten und Konfigurationsmöglichkeiten zu berücksichtigen. Einer der zentralen Punkte: Über Geschäftsregeln muss sichergestellt sein, dass alle von einem Interessenten gewünschten Konfigurationsmöglichkeiten sachlich und inhaltlich korrekt in einem Angebot wiedergegeben werden.
Bei Auftragsfertigern erstrecken sich Geschäftsprozesse über die unterschiedlichen Fachbereiche, angefangen vom Einkauf über die Produktion bis hin zur Logistik und dem Service. Während auf der einen Seite die Komplexität zunimmt, kommt es auf der anderen Seite auf Schnelligkeit, Präzision und Flexibilität bei der Beantwortung von Anfragen an, denn diese Faktoren sind oft ausschlaggebend für den Zuschlag bei einer Ausschreibung. In vielen Fällen sind Unternehmen aber genau darauf überhaupt nicht vorbereitet und müssen daher neue Lösungen implementieren, um diese Agilität sicherzustellen. Eine der Zielsetzungen dabei ist eine höhere Effizienz, die sich unter anderem durch eine weitgehende Automatisierung von Aktivitäten erzielen lässt.
Geschäftsprozesse neu designen
Am Anfang einer jeden neuen IT-Lösung steht die Analyse der vorhandenen Geschäftsprozesse und darauf aufbauend deren Neugestaltung. Entscheidend dabei ist es, dazu von Beginn an die Experten aus Fachbereichen wie dem Einkauf, der Logistik, der Materialwirtschaft, dem Produktmanagement, dem Vertrieb und dem Kundenservice einzubeziehen. Bei der Neuordnung und Optimierung der Geschäftsprozesse, beispielsweise für die Angebotserstellung oder das Auftragsmanagement geht es um Ziele wie
Vollständige Transparenz in die internen und unternehmensübergreifenden Workflows
Steuerinstrumente für Systeme, Prozesse und Ressourcen
Effizienzsteigerung durch Automation, bei der Liege- und Wartezeiten zwischen den Aktivitäten weitgehend eliminiert und Mechanismen etabliert werden, mit denen Abläufe kontinuierlich verbessert werden.
Auch wenn Geschäftsprozesse und die Regeln, die sie steuern, eng miteinander verzahnt sind, ist es in einem ersten Schritt notwendig, beide getrennt voneinander zu analysieren und zu dokumentieren. Ein wichtiger Unterschied: Geschäftsprozesse sind vergleichsweise stabil, Geschäftsregeln dagegen müssen häufiger angepasst werden. Der größte Schwachpunkt bisheriger Lösungen besteht darin, dass die Geschäftsregeln programmtechnisch in die Business-Applikationen eingebettet sind. Bei jeder Änderung einer Geschäftsregel muss dies mit Programmcode nachvollzogen, getestet und implementiert werden. Das ist nicht nur aufwendig und teuer, sondern behindert jegliche Flexibilität. Um eine hohe Anpassungsfähigkeit beim Management der Geschäftsregeln zu erzielen, und um schneller auf neue Anforderungen reagieren zu können, muss die Darstellung von Geschäftsregeln und die Fähigkeit sie zu ändern voneinander entkoppelt werden.
Sind die Abläufe bislang fix in Business-Applikationen integriert, muss die IT die Geschäftsprozesse extrahieren und sie beispielsweise mit Funktionen wie sie die Entwicklungsplattform Progress OpenEdge BPM (Business Process Management) bietet visualisieren. Einer der Vorteile: Damit entsteht eine gemeinsame Diskussionsgrundlage für die IT und die Fachabteilungen. Darüber hinaus bietet die BPM-Software auch Möglichkeiten, um die Ausführung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von Parametern beispielsweise für das Auftragsvolumen und vorgegebene Deadlines zu testen. Im Einzelfall kann es dazu notwendig sein, den vorhandenen Anwendungscode einem mehr oder minder umfangreichen Refactoring-Prozess zu unterziehen.
Geschäftsregeln in ein Business Rules Management System verlagern
Durch eine Auslagerung der Geschäftsregeln in das BRMS (Business Rules Management System) Progress Corticon sind die fachlichen Experten in der Lage, die Logik der Geschäftsregeln anstatt in Form von Programmcode in einer intuitiven, tabellarischen Darstellung festzulegen und zu verwalten. Mit Hilfe einer sogenannten Rules Engine trennt Corticon Geschäftslogik und Programmcode voneinander, so dass sich Veränderungen schneller und geschäftsorientiert umsetzen lassen. Das BRMS ermöglicht ein kooperatives Arbeiten. Damit können sowohl IT-Spezialisten als auch Fachexperten ihre Module schneller entwickeln und anpassen.
Experten aus dem Einkauf, der Fertigung oder der Logistik, die bei der Angebotserstellung und Auftragsabwicklung zusammenarbeiten, können modellgesteuert die fachlichen Geschäftsprozessregeln einfacher ändern und weiterentwickeln. Sie verwenden dazu die ihnen bekannten Fachtermini und Methoden. Sehr nützlich an dieser Stelle ist die Einigung auf eine gemeinsames Vokabular für das Geschäftsprozess- und das Geschäftsregelmanagement beziehungsweise den IT- und den fachlichen Part. Das Ziel dabei ist es, sicherzustellen, dass Datentypen und Entitäten etwa zur Angebotserstellung, für das Produktmanagement oder die Auftragsbearbeitung in beiden Domänen immer synchronisiert sind. Damit ist es dann auch deutlich einfacher, inkrementelle Versionen vorhandener Geschäftsprozesse zu entwickeln und testen bevor sie in den produktiven Betrieb übergehen.
Gerade an solchen Punkten wird deutlich, dass die Trennung von Geschäftsprozessen und Geschäftsregeln sehr viel Potenzial für eine grundlegende modulare Umgestaltung unternehmenskritischer Applikationen bietet. Das wiederum ermöglicht Unternehmen, genauer gesagt den Experten in den Fachabteilungen, schneller und flexibler neue Anforderungen umzusetzen. Über ein BPM-Portal beispielsweise sehen Fachanwender jederzeit, was aktuell in ihren Geschäftsprozessen geschieht und welche Auswirkungen Änderungen der Geschäftsregeln haben. Die IT wiederum hat die Chance, sich stärker auf ihre eigentlichen Kernaufgaben, nämlich den zuverlässigen Betrieb und die Weiterentwicklung der notwendigen Infrastruktur, konzentrieren zu können. Bei diesem Ansatz überbrückt das Geschäftsregelmanagement die Kluft zwischen Fachabteilungen und IT.
Durch die Trennung von individuellen Änderungen von Geschäftsregeln und Anwendungscode wird der Support vereinfacht und Upgrades lassen sich besser planen und effizienter umsetzen. Geschäftsregeln und Geschäftslogik lässt sich unabhängig vom Anwendungscode entwickeln und testen. Davon profitieren vor allem die Experten aus den Fachabteilungen, denn sie können eine aktive Rolle im Entwicklungs- und Anpassungsprozess übernehmen, ohne dass darunter die Governance- und Compliance-Vorgaben der IT leiden.
Unternehmenskritische Geschäftsanwendungen modernisieren
In fast allen Unternehmen des produzierenden Gewerbes, im Logistiksektor, aber auch im Dienstleistungsbereich, hat sich seit einigen Jahren die Ansicht durchgesetzt, dass eine prozessorientierte Ausrichtung der Organisation für die Wettbewerbsfähigkeit und damit auch den wirtschaftlichen Erfolg von zentraler Bedeutung ist. Prozessorientierung, verbunden mit einer Modernisierung unternehmenskritischer Geschäftsanwendungen bedeutet in vielen Fällen zunächst einmal eine Ist-Analyse. Denn völlig reibungslos wie geplant laufen die Prozesse nur in den wenigsten Fällen ab.
Erste Erfahrungen zeigen, dass Unternehmen, die sich auf die Optimierung und explizite regelbasierte Steuerung ihrer Geschäftsprozesse konzentrieren, ihre prozessgebundenen Kosten beträchtlich reduzieren können. Wobei sich ein Großteil der Kostensenkungen als Folge der Automation und Produktivitätssteigerungen ergeben.